Beispiele für innerbetriebliche Vorbereitung:

Ausarbeiten des Ausstellungskonzeptes und Informationsausgabe an die Außendienstmitarbeiter
Ausarbeitung des Werbeplanes
Auswahl der Angebote
Auswahl und Schulung des Standpersonals
Erarbeiten klarer Preisvorstellungen
Festlegen des Messezieles
Festlegen der Zahlungs- und Lieferbedingungen
Kostenkalkulation
Vorbereitung des Informationsmaterials
Zusammenstellung der Presseunterlagen

Beispiele für außerbetriebliche Vorbereitung:

Anmeldung und Platzauswahl
Einholen von Bonitätsauskünften
Schaltung von Inseraten
Information über Import- und Zollbedingungen
Marktforschung
Suche nach Absatzmittlern
Vorwerbung bei möglichen Abnehmern

Mögliche Ziele:

Bedarfsanalyse
Herstellen von neuen Kontakten
Imagepflege und Öffentlichkeitsarbeit
Konkurrenzbeobachtung
Kooperationsverträge
Lizenzgeschäfte
Markterkundung und Marktbeobachtung
Pflege bestehender Geschäftsverbindungen
Produktpräsentation
Verkaufsabschlüsse
Vertretersuche
Vorstellung und Test neuer Produkte

Beispiele für die Auswertung:

Aufgliederung der Branchenzugehörigkeit
Aufgliederung der Firmenzugehörigkeit
Aufgliederung und Überprüfung (welche der eingeladenen Firmen und Personen erschienen sind)
Auswertung von Presseberichten
Einschätzung des Nachmessegeschäftes
Erfolg der vorbereitenden Werbeaktionen
Preis- und Qualitätswünsche
Verlangte Informationsmaterialien
Welche Konditionen und Lieferbedingungen verlangt wurden
Zahl der inländischen Besucher
Zahl der Verkaufsabschlüsse
Zugehörigkeit zu einzelnen Wirtschaftsbereichen
Zahl und Herkunft der ausländischen Besucher
Zahl und Wert der verlangten Angebote

Presseaktivitäten:

Absprache mit dem Vertrieb über potenzielle Kunden sowie deren Einladung
Durchführung von Pressekonferenzen
Eintragung in das vorläufige Ausstellerverzeichnis
Eintragung im Messekatalog
Herausgabe von Informationsschriften und Prospekten
Inseratschaltung in Fachzeitschriften
Versendung von Werbematerialien
Versand von Plänen mit Standortangabe
Verteilung von Eintrittsgutscheinen
Werbebriefe mit persönlicher Unterschrift

Werbungsaktivitäten:

Ankündigungsbriefe
Anstecknadel
Außenwerbung
Behälter für die erhaltenen Visitenkarten
Briefaufkleber
Einladungskarten
Einladungslisten
Eintrittskartengutscheine
Fotos
Fragebogen für die Messebesucher (was hat Ihnen gefallen - von welcher Firma sind sie)
Gästebuch
Informationsmaterial für Besucher und Interessenten
Kundeneinladungen
Messekalender
Plakate
Presseinformationen
Pressekonferenz
Rundfunk- und Fernsehwerbung
Tragetaschen
Visitenkarten
Vorwerbeaktionen
Werbeanzeigen
Werbegeschenke

Was Ihre Kalkulation beinhalten sollte:

Abholung und Verpackung
Beschriftung
Bewachung des Standes
Blumenschmuck
Briefe
Diverse Ausstattungen (Gläser, Geschirr, Medikamente)
Diverse Bewirtungsmittel
Diverse Gebühren (Wasser, Strom, Telefon, Ausweise, Parkgebühren)
Diverse Installationen (Strom, Wasser, Telefon)
Diverse Nebenkosten (Trinkgelder etc.)
Diverse Zuschläge
Einladungen
Einladungskarten
Eintragung im Messekatalog
Eintragung in Fachzeitschriften
Elektrikerarbeiten
Empfänge
Freigeländefläche
Graphische Gestaltung
Hallenfläche
Hin- und Rücktransport (Bahn, Lkw, See, Luft, Container)
Honorar für Entwurf und Ausführung (Standbauer)
Hostessen / Standpersonal
Kataloge
Küchengeräte (Kühlschrank, Kochplatte)
Lagerung des Leergutes
Maler- und Anstreicherarbeiten
Mobiliar
Pressekonferenz
Prospekte
Reinigung
Reisen, Aufenthalt (Vergütungspauschale) und Löhne
Tapezierarbeiten
Versicherungen
Verladung und Entladung
Warenarrangement
Werbegeschenke
Zimmermanns- und Tischlerarbeiten
Zollabfertigung
Zufuhr und Abfuhr

Messebüro und -küche und weitere wichtige Sachen:

Aschenbecher
Besen
Bleistifte
Blumenvasen
Büroklammern
Büromappen
Diktiergerät
Ersatzlampen
Feuerlöscher
Feuerzeuge
Firmenstempel
Fleckenentferner
Formulare Gerätestecker
Gummiringe
Handtücher
Handwerkszeug
Heftmaschine
Heftpflaster
Heizgeräte
Isolierbank
Klarsichthüllen
Klebebänder
Kleiderbürste
Kohlepapier
Kugelschreiber
Laptop
Locher
Luftverbesserungsmittel
Mehrfachstecker
Medikamente
Nähzeug
Notizblock
Ordner
Papierkörbe
Post it
Radiergummi
Regenschirm
Reinigungshilfen
Sicherungen
Schere
Schmiermittel
Schnellhefter
Schutzhüllen
Staubsauger
Staubtücher
Stecknadeln
Stempelkissen
Taschenlampen
Telefonbücher
Terminvormerkkalender
Toilettenartikel
Ventilatoren
Verlängerungskabel
Zündhölzer

Folgende Punkte sollte Ihr Standbau beinhalten:

Anstrich
Blumenschmuck
Bodenbelag
Dekorationsmaterialien
Diaprojektoren
Druckluftanschluss
Faxanschluss
Firmenbeschriftung
Garderobe
Hardware
Kabel (Anschlüsse für die Rechner - Monitore)
Lichtanschluss
Mäuse
Mehrfachstecker
Mobiliar
Monitore
Montagewerkzeug
Papierkörbe
Prospektregale
Rechner
Software
Spiegel
Stromanschluss
Telefonanschluss
Wasseranschluss

Kücheneinrichtungsbeispiele:

Besteck
Büchsenöffner
Eimer
Eisbehälter
Flaschenöffner
Geschirr (Tee- und Kaffeetassen, Schalen, Teller)
Geschirrtücher
Gläser
Kaffeemaschine
Kochplatte
Kochtöpfe
Kühlschrank
Papierservietten
Reinigungsmittel
Spülbecken mit Verschluss
Tabletts
Taschentücher
Teekanne
Thermoskannen
Tischtücher
Zewa

Bei der Standgestaltung sind folgende Punkte zu beachten:

Aufträge an Standgestalter
Ausstellungsmodell
Beleuchtung
Betriebsvorschriften
Gestaltungskonzept
Grafik und Farbkonzept
Kostenvorschläge
Produktplanung
Standbauvorschriften
Standgrößenermittlung
Standentwürfe

Bewirtungsvorschläge:

Alkoholfreie Getränke
Alkoholische Getränke
Backwaren
Belegte Brote
Erdnüsse / Salzstangen
Kaffee
Milch
Obst
Süßigkeiten
Süßstoff
Tee
Zucker

Zu beachten bei der Standbetreuung ist:

An- und Abmeldung des Personals
Dolmetscher
Einteilung des Tagesablaufs (wer wann zu Tisch geht etc.)
Kleidung
Kontrolle des Einsatzes
Namensschilder
Schulung

Standmietebeispiele:

Ausstellungsbedingung
Ausstellungsprogramm
Plangenehmigung
Richtige Hallenanmietung
Raumprogramm
Standzuteilung
Teilnahmevertrag

Zu beachten sind folgende Punkte während der Messe:

Anwesenheit des Chefs / in oder seines / Ihres Vertreters
Anwesenheit von Mitarbeitern aus Produktion und Verkauf / Technik
Bestellen eines Standleiters / in
Bewirtung und Repräsentation
Festlegen des Einsatzplanes
Gutes Informationsmaterial
Individuelle Betreuung der Besucher (inkl. Freizeitprogramm)
Korrekte Kleidung

Namensschilder mit Firmenzeichen
Reservierung von Gaststätten für ein Messeessen oder abendliche Veranstaltungen
Täglicher Erfahrungsaustausch der Standbesetzung
Tägliches Gespräch zwischen der Standleitung / Mitarbeitern und Vorgesetzten (Telefonkonferenz)
Ununterbrochene Standbesetzung

Reiseplanungsvorschläge:

Autoanmietung
Bahnfahrkarte
Benzingutscheine
Devisen
Fahrzeugpapiere
Flugticket
Führerschein
Impfzeugnis
Messeausweis
Parkscheine
Reisepass
Quartierbuchung
Unfallversicherung
Versicherungskarte für Pkw
Visum
Wegbeschreibung
Zusammenstellung der einzelnen An- und Abreisedaten der verschiedenen Mitarbeiter

Verkaufshilfenbeispiel:

Auftragsbücher
Betriebsanleitungen
Devisenkursblätter
Eurorechner
Fotomappen
Geschäftsberichte
Geschäftspapiere
Kataloge
Konstruktionszeichnungen
Kundenzeitschriften
Notizbücher
Preislisten
Pro-forma-Fakturen
Prospekte
Quittungsblöcke
Referenzlisten
Technische Dokumentationen
Übersetzungshilfen für fremdsprachige Fachausdrücke
Umrechnungstabellen für Maße und Gewichte
Vertreterkartei
Zolltarife

Beispiel für den Transport:

Aufträge für Hin- und Rücktransport der Ware
Inhaltsspezifikationen
Kistenbeschriftungen
Speditionsangebote
Verpackungsmaterial für Rücktransport
Versandtermine für Aufbaumaterial
Zollbegleitpapiere

Versicherungsbeispiele:

Einbruchsversicherung
Feuerversicherung
Glasbruchversicherung
Haftpflichtversicherung
Kraftfahrtzeugversicherung
Leitungswasserversicherung
Sturmschadenversicherung
Versicherung der Mitarbeiter
Versicherung des Reisegepäcks
Versicherung des Standpersonals
Warentransportversicherung